Als uw tegenpartij de facturen niet tijdig betaalt, heeft u op basis van uw contract of op basis van de wet, recht op een vergoeding. De wet verleent u recht op een interestvergoeding, maar het staat u vrij, met inachtneming van bepaalde voorwaarden en beperkingen, ook andere kosten in rekening te brengen. Hoe moeten die vergoedingen geboekt worden? Een nieuw CBN-advies verduidelijkt dat.
Welke vergoedingen?
Er zijn allerlei situaties mogelijk.
Bij een B2C-situatie moet u kijken naar artikel 5:240 van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt dat een betalingsachterstand moet worden vergoed via verwijlinteresten tegen de wettelijke rentevoet. De interesten zijn verschuldigd vanaf de dag van de aanmaning tot betaling. De partijen kunnen in beperkte mate van die regeling afwijken.
In een B2B-relatie worden de regels inzake de verwijlinteresten echter bepaald door de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Als niets anders overeengekomen werd, bedraagt de betalingstermijn voor facturen 30 kalenderdagen. Deze termijn kan tussen de partijen verlengd worden, maar kan niet langer zijn dan 60 kalenderdagen.
Als er niet tijdig betaald wordt, begint er van rechtswege – en zonder ingebrekestelling – een interest te lopen. Die wordt gerekend vanaf de dag na het verstrijken van de betalingstermijn.
Ten slotte komt het ook voor dat er, naast een interest, nog een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten en andere bedragen verschuldigd is. Een dergelijk schadebeding is perfect legaal.
Verwijlinteresten en andere kosten
De schuldenaar stelt zich misschien de vraag of verwijlinteresten wel ‘zeker en vaststaand’ zijn. Maar de wet van 2 augustus 2002 op de betalingsachterstand in handelstransacties voerde een automatisme in, waardoor een interest van rechtswege verschuldigd is zodra de betalingstermijn verstreken is. Daaruit vloeit volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) voort dat de interesten en forfaitaire vergoedingen in hoofde van de schuldenaar in kosten moeten worden genomen vanaf de eerste dag na de vervaldag van de betaling.
De schuldeiser daarentegen mag opbrengsten niet in zijn boekhouding opnemen als de effectieve inning ervan onzeker is. Verwijzend naar de principes van de voorzichtigheidslogica adviseert de CBN dan ook dat de schuldeiser de bedragen verschuldigd wegens betalingsachterstand niet automatisch in opbrengst opneemt. De bedragen mogen slechts in resultaat worden genomen vanaf het ogenblik waarop – op basis van de vereisten van voorzichtigheid, eerlijkheid en goede trouw – hun effectieve inning zeker is.
Op het ogenblik dat ze geboekt worden, moet de schuldeiser de interestvordering boeken op rekening “400 – Handelsdebiteuren”, met als tegenboeking een inresultaatname op rekening “75126 – Opbrengsten uit vlottende activa” of “769 – Andere niet-recurrente financiële opbrengsten”.
Kredietbeperkingstoeslag
De kredietbeperkingstoeslag is een bijzondere manier om laattijdige betalingen te ontraden. Het gaat om een toeslag die, in uitvoering van een contract, door de schuldenaar verschuldigd is als deze een factuur betaalt na een bepaalde datum. Het bijzondere aan deze formule is dat de datum vanaf wanneer de toeslag verschuldigd is, niet noodzakelijk overeenstemt met de eindvervaldag van de betaling. Die datum kan bijvoorbeeld vroeger vallen om de schuldenaar aan te sporen om snel te betalen.
Het boekhoudkundige probleem is dat een dergelijke kredietbeperkingstoeslag over het algemeen inbegrepen is in het totaalbedrag van de factuur.
De CBN onderscheidt dan ook twee gevallen:
1. de vervaldag van de kredietbeperkingstoeslag en de uiterste betaaldatum vallen samen;
2. de vervaldag van de kredietbeperkingstoeslag komt vóór de uiterste betaaldatum.
Als de data samenvallen, moet de kredietbeperkingstoeslag gelijkgesteld worden met de forfaitaire vergoedingen voor betalingsachterstand (zoals hierboven uiteengezet). Dat betekent dat op het moment dat de factuur wordt opgesteld (door de leverancier), of wordt ontvangen (door de klant), enkel het bedrag van het verkochte of verkregen goed moet worden opgenomen in de boekhouding van de ondernemingen. De kredietbeperkingstoeslag moet dus maar in de boekhouding opgenomen worden als er te laat betaald wordt en de toeslag betaald moet worden.
Valt de vervaldatum van de kredietbeperkingstoeslag vóór de effectieve betaaldatum, dan is de boekhoudkundige verwerking van de kredietbeperkingstoeslag dezelfde als die van een financiële korting. Bij ontvangst van de factuur moet de klant het totaalbedrag, zoals vermeld op de factuur, in de boekhouding opnemen. Betaalt de klant vóór de vervaldatum van de kredietbeperkingstoeslag, dan moet de leverancier een kost boeken op rekening 657 tot 658 “Diverse financiële kosten” en de klant een opbrengst op rekening 756 tot 759 “Diverse financiële opbrengsten”.
