Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dit betekent dat je jouw facturen niet langer via pdf per e-mail mag versturen, maar uitsluitend via een gestructureerd elektronisch formaat. Hoewel dit de factuurverwerking aanzienlijk versnelt, roept deze maatregel ook vragen op over hoe je als ondernemer jouw rechten behoudt, zoals het betwisten van facturen.
Wat betekent de Peppol-verplichting voor jou?
Peppol is een beveiligd netwerk voor elektronische gegevensuitwisseling. Het zorgt ervoor dat facturen rechtstreeks tussen de boekhoudsystemen van leveranciers en klanten worden uitgewisseld. Hoewel dit de kans op fouten verkleint en de efficiëntie verhoogt, verandert het niets aan jouw recht om een factuur te betwisten.
Belangrijk om te weten: het Peppol-netwerk zelf biedt geen ingebouwde functie om facturen te betwisten. Dit proces blijft een juridische en administratieve verantwoordelijkheid die je als ondernemer zelf moet opnemen.
Wanneer en waarom betwist je een factuur?
Je kunt een factuur betwisten wanneer:
- de geleverde goederen of diensten niet overeenkomen met jouw bestelling
- de prijs of voorwaarden niet correct zijn
- de factuur onterecht is opgesteld
- er sprake is van een dubbele factuur
- er fouten staan in de bedrijfsgegevens of btw-nummers
- de betalingstermijn onjuist is
Maak je geen bezwaar? Dan kan dit als stilzwijgende aanvaarding worden beschouwd. Dit betekent dat je impliciet akkoord gaat met de factuur en de betalingsverplichting aanvaardt.
Hoe betwist je een elektronische factuur op een correcte manier?
Om een factuur rechtsgeldig te betwisten, is het belangrijk om de volgende stappen te respecteren:
- Reageer tijdig: dien je protest binnen een redelijke termijn in, doorgaans binnen 8 tot 15 dagen na ontvangst van de factuur. Check je contractvoorwaarden voor specifieke termijnen.
- Formuleer jouw bezwaar schriftelijk en motiveer dit duidelijk. Vermeld het factuurnummer, de datum en een gedetailleerde reden voor jouw bezwaar.
- Vraag om een ontvangstbevestiging van jouw betwisting, zodat je bewijs hebt dat je tijdig en correct hebt geprotesteerd.
- Gebruik softwarefunctionaliteiten: veel boekhoudsoftwarepakketten bieden een functie om facturen goed of af te keuren voordat ze in de boekhouding worden verwerkt. Maak hiervan gebruik voor extra zekerheid.
- Contacteer jouw leverancier en probeer het geschil in onderling overleg op te lossen. Duidelijke communicatie voorkomt vaak juridische stappen.
Afspraken met jouw accountant
Werk je met een externe boekhouder of accountant? Dan is het verstandig om met hem of haar duidelijke afspraken te maken. Jouw accountant mag een factuur niet automatisch inboeken zonder jouw goedkeuring. Door een goedkeuringsprocedure af te spreken, voorkom je het risico op impliciete aanvaarding.
Overweeg ook om een digitale goedkeuringsflow in te stellen, waarbij je eerst jouw akkoord geeft voordat de accountant de factuur verwerkt. Dit verhoogt de transparantie en zorgt voor meer controle over jouw betalingen.
Extra tips voor succesvol betwisten
- Wees transparant: communiceer onmiddellijk met jouw leverancier zodra je een probleem constateert.
- Verzamel bewijsmateriaal: houd relevante documenten zoals bestelbonnen, leveringsbewijzen en correspondentie goed bij.
- Handel onder voorbehoud: vermeld bij een betwisting altijd "onder voorbehoud van rechten" om jouw juridische positie te beschermen.
- Maak gebruik van juridisch advies: raadpleeg een juridisch adviseur als je twijfelt over de correcte formulering van jouw betwisting.
- Houd jouw administratie op orde: een gestructureerde boekhouding maakt het eenvoudiger om bewijs te leveren bij een betwisting.
