Bij een nieuw jaar horen traditiegetrouw goede voornemens. Voor uw onderneming raden wij voor 2023 een overstap naar elektronische facturatie aan. U doet er uw accountant, maar vooral uzelf, een groot plezier mee.
Wat is elektronische facturatie?
Praten we over elektronisch factureren, of e-invoicing, dan hebben we het niet over facturen die u via e-mail in pdf aan uw klanten bezorgt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van e-facturen.
Een e-factuur is een factuur in het xml-bestandstype en UBL-formaat. Dat klinkt best technisch, maar het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt worden met minimale manuele inbreng. En dat biedt tal van voordelen.
De voordelen van e-facturen
- Facturen maken en versturen gaat razendsnel
- E-facturatie is 75% goedkoper dan factureren op papier
- Elektronische facturen worden sneller betaald
- Menselijke fouten zijn uitgesloten
BONUS: In- en uitgaande facturen worden onmiddellijk na ontvangst of verzending ingeboekt, waardoor uw boekhoudkundige cijfers altijd actueel zijn. Uw boekhouding wordt zo een bruikbaar instrument om de financiële gezondheid van uw onderneming af te leiden.
Wat hebt u nodig om elektronisch te factureren?
De kans is groot dat u vandaag al over de juiste tools beschikt om elektronisch te factureren. Dit hebt u nodig:
- ERP-pakket of facturatietool
Om een factuur in ubl- of xml-formaat aan te maken (bijvoorbeeld Adsolut Kmo-beheer)
- Toegang tot het PEPPOL-netwerk
Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen en ontvangen zelf doet u via een access point.
- Documentverwerkingstool
Om uw facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.
Wat met de facturen van uw leveranciers?
Digitaal werkt het best als het van twee kanten komt. Met andere woorden: uw leveranciers moeten mee willen. Ontvangt u van hen nog steevast facturen op papier? Of in pdf via e-mail? Vraag hen u in de toekomst ook een xml-factuur te bezorgen.
Is dat niet mogelijk? Dan biedt een scanner of een scan-app voor de smartphone een tussenoplossing. Daarmee digitaliseert u in een handomdraai facturen en bonnetjes tot pdf’s.
Meer weten? Vraag raad aan uw accountant!
