Als een werknemer kosten maken in opdracht van, of ten voordele van zijn werkgever, dan zal de werkgever die kosten in principe terugbetalen. Dergelijke betalingen zijn ‘kosten eigen aan de werkgever’. Ze zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer en zijn gewoon aftrekbaar in hoofde van de werkgever. In principe moet de werknemer de echtheid en het bedrag van de uitgave bewijzen, maar er bestaan uitzonderingen, zoals voor verblijfskosten.
Kosten eigen aan de werkgever
Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, dan zal de fiscus de terugbetaling ervan niet beschouwen als een vorm van loon. De werkgever die dergelijke kosten terug betaalt, moet in staat zijn om aan te tonen dat de vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem als werkgever en dat die kosten ook echt werden gedragen: de werknemer moet een betalingsbewijs voorleggen aan de werkgever.
Betaalt de werkgever kosten terug die niet gemaakt zijn of betaalt hij méér dan de werkelijke uitgave, dan wordt de vergoeding wel degelijk als loon beschouwd en zijn er belastingen op verschuldigd.
Forfaitair
Om te vermijden dat de bewijsvoering tot administratieve overlast zou leiden, worden er zowel inzake belastingen, als inzake sociale zekerheid, forfaitaire bedragen aanvaard. Het grote voordeel van een forfait is dat niet meer moet aangetoond worden dat de vergoeding overeenkomt met de uitgave.
Er zijn tal van voorbeelden van forfaitaire vergoedingen. Denken we maar aan de vergoedingen voor de carwash, parkeer- en tolgelden, de kantoorkosten thuis, de representatiekosten… Over dergelijke vergoedingen worden meestal rulings afgesloten.
Andere vergoedingen, zoals de verblijfskosten, worden door de fiscus via een circulaire gecommuniceerd.
Op fiscaal vlak
Zo publiceerde de fiscus midden september 2022 een circulaire met een aanpassing van de forfaits voor de verblijfskosten voor de periode vanaf 1 september 2022. De vorige aanpassing dateert van 1 juni 2022.
De nieuwe bedragen zijn sinds 1 september 2022:
- dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als ‘maaltijdkosten’): 19,22 euro per dag (tegen 18,84 euro/dag op 1 juni 2022);
- maandelijkse forfaitaire vergoeding (maximaal 16 keer): 19,22 euro/ dag (tegen 18,84 euro/dag op 1 juni 2022); en
- aanvullende dagvergoeding voor huisvesting (‘hotelkosten’): 144,16 euro/nacht (tegen 141,33 euro/nacht op 1 juni 2022).
Inzake sociale zekerheid
Opgelet! De ‘forfaits’ zoals die door de fiscus worden bepaald, staan los van de forfaits die van toepassing zijn inzake sociale zekerheid. Voor de hierboven vermelde verblijfskosten beschouwt de RSZ-administratie de vergoeding niet als loon als ze niet hoger is dan:
- 10 euro/dag voor baankosten (wegens het feit dat er geen sanitaire voorzieningen zijn);
- 7 euro/dag voor maaltijden; en
- 35 euro/dag indien het personeelslid moet overnachten.
Die bedragen werden al geruime tijd niet aangepast. Bovendien gelden deze forfaits alleen voor ‘niet-sedentair’ personeel.
